ГЛАВНАЯ    АРХИВ    О ЖУРНАЛЕ    ФОРУМ    ПАРТНЕРЫ
# 9 (8) ноябрь 2002

ОРГАНИЗОВАННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧ И ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Итак, с помощью анкеты ("РП" №7, стр. 53--55) вы оценили уровень организации управления собой. Во второй беседе мы рассмотрели девять систем тайм-менеджмента, их сильные и слабые стороны ("РП" №8, стр. 76--79). Теперь мы попробуем разобраться в том, как распланировать день, неделю и месяц, чтобы работа стала эффективнее.

Прежде всего нам нужно:
А. Оценить себя и свое окружение (сильные и слабые стороны, состояние в настоящий момент, что происходит во внутренней среде -- в семье и компании).
Б. Уяснить реальное положение дел в бизнесе (так как, если у вас горит план по продажам, вам не до долгосрочных проектов в другой части света).
В. Обозначить приоритеты и расписать их в месячном, недельном и дневном плане.
Г. Ежедневно и еженедельно корректировать эти планы в зависимости от конкретной ситуации.
Как мы видим, наш подход сразу же несколько отличается от распространенного ныне традиционного бизнес-подхода (проект -- маркетинг -- бизнес-план -- прибыль -- персонал -- сроки -- бюджет и т. д.).

ВЫ И ВАША СЕМЬЯ
Первый вопрос, с которого нужно начать, -- не повредит ли то, чем вы планируете заниматься, вам, вашей душе и окружающим людям, включая членов вашей семьи. Речь идет не о сохранении вашего постоянного душевного или материального комфорта и покоя. Но вы и по крайней мере ваша семья должны быть готовы к духовным и физическим нагрузкам, которые неизбежно создаст запланированная работа. При этом внешние неприятности не должны выводить вас из себя до такой степени, чтобы вы переставали управлять собой и своими поступками (потеряли над собой контроль). Скажем, если у вас в настоящий момент осложнились отношения с женой (с кем не бывает), а проект требует многомесячного пребывания в командировке, нужно серьезно взвесить, согласны ли вы расстаться с супругой навсегда ради, например, сказочно высокой прибыли. Кстати, у приверженцев системы тайм-менеджмента Goal Setting -- "постановка целей" ("РП" №8, стр. 76) такой вопрос обычно не возникает.
В этом-то и состоит кардинальное отличие православного тайм-менеджмента от всех других перечисленных систем. Он опирается на христианскую духовную традицию, тогда как основная масса систем (и, естественно, их исполнителей) отказалась от нее в пользу прагматичной философии, в которой достоинство человека оценивается его способностью быть потребителем. В соответствии с такой философией, если перед человеком встает выбор между женой и новым выгодным проектом, выбор должен быть сделан в пользу последнего: ведь если у вас будет в три раза больше денег, вы сможете купить себе жену (подругу, партнера) в три раза лучше (моложе, сексуальнее, богаче)!

ВЫ И ВАШИ СОТРУДНИКИ
Еще один важный вопрос -- сотрудники. В нашем посткоммунистическом обществе люди делятся на две основные породы -- это "продавцы" и "бухгалтеры". Первые -- ловкие и шустрые, с бегающими глазками, могут продать что угодно и кому угодно, и эта их способность является большим подспорьем для коммерческой компании. Но если вы отвернетесь или заболеете, они мгновенно продадут все, и вас в придачу (у меня лично такое случалось неоднократно). Вторые -- сонные советские люди, ничего никому не продадут, но и делать ничего креативного не могут (вне зависимости от вашего присутствия или отсутствия).
И наконец, в каждой компании есть несколько уникумов: это люди толковые и порядочные (плоды так называемого консервативного воспитания). Им приходится по двенадцать часов в сутки работать "за себя и за того парня", контролируя первых и подпихивая вторых.
Не забывайте, что, принимая решение о новом проекте и распределяя свое время, вы обязаны взвесить, есть ли у вас сотрудники, которым вы можете действительно делегировать часть задач, и не запустят ли они при этом свою основную работу. Другими словами, прежде чем включить в свой план работ новую задачу, как говорится, "семь раз отмерь -- один раз отрежь".
Система "Наведение порядка", о которой мы рассказывали в прошлый раз ("РП" №8, стр. 77), упорно рекомендует не ставить дополнительных задач, если без этого можно обойтись. Практика показывает, что на высококонкурентных рынках из-за сильной перегруженности работой всех участников минимизация количества задач приводит к их более качественному выполнению.

РЕАЛЬНОЕ СОСТОЯНИЕ БИЗНЕСА
Легче всего задача оценки состояния дел в бизнесе решается приверженцами "Системы навыков", сложнее всего -- приверженцами "Воинственной системы".
Чтобы хорошо разбираться в реальном состоянии бизнеса, необходимо, во-первых, знать свое дело. Этот совет кажется банальным, но в нем и заключается вся соль. В реальности очень мало бизнесменов знают свой бизнес, и это и является серьезной проблемой, решение которой чревато огромными временными затратами. Во-вторых, нужно иметь возможность говорить со своими сотрудниками и уметь беседовать. Это тоже вроде бы просто, но если вы успели создать на фирме атмосферу 1937 года, то можете быть уверены, что вам будут отвечать то, что вы хотите услышать, а не то, что есть на самом деле. В-третьих, вам нужно иметь постоянную обратную информацию с рынка. Эта система, как вы понимаете, не может быть построена за один день.
И наконец, если вы сверх того можете еще получать независимое мнение квалифицированных консультантов со стороны, вопрос можно считать закрытым.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ
На первый взгляд расстановка приоритетов и их увязывание с различными по протяженности временными интервалами -- самый простой из четырех вопросов, которые мы сегодня рассматриваем. И действительно, на эту тему написаны тысячи книг, существуют органайзеры, календари и прекрасные компьютерные программы, позволяющие ловко разбросать вопросы и встречи по дням и часам. Казалось бы, что может быть проще?
Но здесь возникает следующая загвоздка. Дело в том, что все указанные пособия и схемы -- это интеллектуальный продукт Запада, в то время как русское мышление и мировосприятие серьезно отличаются от западного. Приведу пространную цитату: "Западный человек раздробляет свою жизнь на отдельные стремления, и, хотя связывает их рассудком в один общий план, однако в каждую минуту жизни является как иной человек. В одном углу его сердца живет чувство религиозное, которое он употребляет при упражнениях благочестия, в другом -- отдельно -- силы разума и житейских занятий, в третьем -- стремления к чувственным утехам, в четвертом -- нравственно-семейное чувство… Западный человек легко мог поутру молиться с горячим, напряженным, изумительным усердием, потом отдохнуть от усердия, забыв молитву и упражняя другие силы в работе, потом отдохнуть от работы, не только физически, но и нравственно…Не так человек русский… С молитвою начинает он и оканчивает каждое дело". (И. В. Киреевский. О характере просвещения Европы. В книге: Киреевский И. В. Критика и эстетика. М., 1979.)
Таким образом, автоматически усваивая западную методику тайм-менеджмента (без коррекции на себя и российскую действительность), русский предприниматель незаметно впихивает себя… в прокрустово ложе развитого западного общества. Чем же опасно такое автоматическое переписывание западных методик тайм-менеджмента?
Предприниматель механически программируется на работу и жизнь в другом ритме с потерей целостного восприятия мира. Он, в сущности, становится бездумным рабочим муравьем, жизнь которого проходит по принципу "работа -- фитнес-центр -- развлечения -- работа -- отдых на море летом -- работа -- горные лыжи зимой -- больница (в случае неудачных горных лыж) -- работа…". В лучшем случае к этому прибавляется благотворительность, которая идет не от сердца, а от рассудка ("надо бы и им чего-нибудь подать раз в год").
Подобный подход приводит к обеднению человеческой личности, к полному выключению человека из общественной и духовной жизни его страны. А ведь сегодня участие русских предпринимателей в делах Отечества как нельзя более кстати. Рискну заметить, что нынешние годы, может быть, решающие, когда еще можно направить вектор развития России в более или менее приемлемое для ее граждан русло! К сожалению, большинство наших предпринимателей пока не вполне осознали, что их жизнь в указанном выше алгоритме, без какого-либо вмешательства в то, что происходит в стране, может привести к печальным последствиям для них самих, их семей и друзей.
Поэтому, занимаясь рутинным планированием дня, недели, месяца, мы обязаны помнить, что отдельные встречи, переговоры, мероприятия не должны быть хаотическими обрывками вашей жизни, диктуемой обстоятельствами, а призваны составлять единую мозаику движения к цели строительства духовного и материального.
Итак, помня вышесказанное, берем систему тайм-менеджмента №3 -- "Наведение порядка" и, согласно этой системе, выстраиваем планирование следующего месяца, а именно декабря 2002 года.

КАЛЕНДАРНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ И МЕРОПРИЯТИЙ
Для того чтобы ясно понять, о чем идет речь, возьмем стандартный карманный компьютер со встроенными программами формата Palm, например Sony PEG-NR70. Программы, которыми предприниматели пользуются чаще всего, -- Address Book (адресная книга), Memo Pad (книга заметок), To do list (список задач) и Date Book (планировщик) -- особо выделены конструкторами компьютера, и для мгновенного доступа к ним предусмотрены даже специальные кнопки на крышке компьютера. В данной беседе нас будут интересовать две последние программы, ибо они дают возможность четко структурировать то, чем вы собираетесь заняться в том же декабре 2002 года. Но перед тем как приступить к этому занятию, запомним три правила:
Правило 1. У вас всегда должно быть отведено четкое время для планирования следующей недели и месяца и уточнения плана на месяц. Скажем, у меня это суббота, 15.00: неделя закончилась, можно подвести итоги, "нарисовать" предстоящую неделю и скорректировать месяц. Если же на этот час у вас намечено мероприятие, которое нельзя отложить, придется перенести планирование на поздний вечер того же дня.
Правило 2. Выберите один удобный формат планирования. Им может быть, в частности, программа Date Book в стандарте карманных компьютеров Palm. Ее преимущество в том, что в последнее время Date Book вставляется и в модели сотовых телефонов, например Motorola cерии Timeport. Заметим, чем меньше по размеру носитель формата планирования, тем он мобильнее, а значит, может быть всегда под рукой. Но, с другой стороны, в мобильный телефон размером со спичечный коробок не очень удобно вносить некоторые детали. Поэтому, если финансы вам позволяют, приобретите идеальный для этих целей легкий портативный ноутбук с программой Microsoft Outlook.
Правило 3. Вносите мероприятия и встречи в программу Date Book сразу после того, как вы узнали о них, для чего ваш планировщик должен быть всегда с вами.
Рассмотрим конкретный пример. Предположим, вы директор фирмы по продаже батареек. Дела идут отлично, текущую работу на себя взял ваш заместитель -- надежный профессионал. Вы решили увеличить продажи батареек в декабре на 50 тыс. долларов.
Вы ставите для себя в декабре три главные задачи:
1. Взять в своем банке быстрый короткий кредит.
2. Закупить дополнительную партию батареек у поставщиков.
3. Продать приобретенную партию батареек через свою сбытовую сеть.
Эти три главные задачи вы занесли в программу To do list еще в начале недели. В течение недели вы или ваш секретарь договорились с банком, поставщиками и клиентом о соответствующих встречах и занесли их в программу Date Book. Кроме того, в течение недели в ваш Date Book попали и другие мероприятия (ужин в ресторане с важным клиентом, день рождения тещи -- выделите их красным цветом и сделайте запасную копию с тревожным звуковым сигналом в мобильном телефоне, чтобы не забыть). В субботу вы снова смотрите на свои задачи, календарь, продумываете, какие еще встречи нужно провести, чтобы решить эти задачи, и тоже вносите их в планировщик. Например, совещание в среду с 15.00 до 16.00 с продавцами на тему "Увеличение продаж батареек в декабре на 50 тыс. долларов". Вы также можете внести со знаком вопроса встречи, которые еще не подтверждены с другой стороны. Скажем, вторник, с 11.00 до 12.00 -- встреча с начальником кредитного отдела банка? Если последний передвинет время, вы сможете легко поменять его в компьютере. Важно, что встреча вами уже продумана и запланирована.
Если бы ваша жизнь была проста, как огурец, то такого планирования было бы вполне достаточно. К сожалению (а на мой взгляд, к счастью), это не так. Поэтому запомните еще одно правило.
Правило 4. Структурируйте свои задачи, учитывая особенности вашего мышления и выполняемой вами работы, а затем уже заполняйте соответствующие разделы.
Так, программа Microsoft Outlook позволяет составить сколько угодно списков задач. Вот один из вариантов:
1. Главные задачи на месяц (см. выше).
2. Задачи на текущую неделю:
-- взять в банке кредит в 50 тыс. долларов (так как если кредита не дадут, дальше можно не суетиться);
-- подготовить специальное рождественское предложение со скидками для клиентов;
-- заняться воспитательной работой с сыном, который запустил институт;
-- помочь о. Александру в организации сиротского приюта.
3. Мелкие задачи (решение по мере возможности):
-- поговорить с соседом о совместном ремонте площадки;
-- вывезти с дачи растения из оранжереи (а то замерзнут) и т. д.
Такая система является более громоздкой, но помогает лучше обдумать и расставить приоритеты.
То есть в нашем примере вы распределяете по дням решение задач из категории 2, а мероприятия из категории 3 вставляете, если остается время. Допустим, задачу 3.1. вы можете запланировать на четверг в 20.00 (так как вы знаете, что после 21.00 ежедневно ваш сосед уже недееспособен). Жизнь складывается не так, как мы планируем, и в эту систему нами постоянно вносятся коррективы. В нашем случае если банк откажет в выделении кредита (скажем, по причине отсутствия свободных средств), то большая часть задач и встреч поменяется.
Поскольку цикл моих статей универсален и рассчитан на менеджеров, решающих задачи разных уровней сложности, то описанный выше способ недостаточно удобен для менеджеров, участвующих в нескольких серьезных проектах с жестким планированием мероприятий. Последним рекомендую обратиться к литературе по проектному менеджменту и воспользоваться специализированными программами. Каждый из этих проектов будет иметь свои сроки и мероприятия, которые в этом случае будут заноситься в планировщик не помесячно, а в соответствии с графиками хода работ.
В заключение отмечу, что 80% русских предпринимателей ведут свой бизнес без всякого структурирования задач, а просто работают так, как работается. И все эти советы нужны только таким несчастным (как я) предпринимателям, с кучей проблем и слабой памятью.
Поэтому запомните последнее на сегодня правило:
Правило 5. Если вы можете без ущерба для себя и своей работы обойтись без указанного выше способа планирования вашего времени -- ну и славно.
В следующей статье речь пойдет о комплексе новейших электронных устройств для организованного предпринимателя XXI века, позволяющих ускорить и облегчить его работу.

[вернуться к оглавлению]     [обсудить статью на форуме]     [следующая статья]
Журнал уже в продаже

Это только начало пути
Нас поздравляют
Интервью Святейшего Патриарха Московского и всея Руси Алексия II

СОБЫТИЕ

Антивоенный выбор
В Шереметьеве хотят больше зарабатывать
В Москве будут делать шины Continental

ГОСУДАРСТВО

ОБЗОР ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ПОЛИТИКИ
Банковская осень
Президент затребовал промежуточные результаты налоговой реформы и до поры притормозил снижение налогового бремени. Проекты нормативных актов по валютной и банковской реформам ушли на зимовку

КОНФЛИКТ МЕСЯЦА
Порог демократии
Избиратели устали от "грязных" выборов. Очевидно, что в избирательном законодательстве нужно что-то менять. Однако крупнейшие политические партии предлагают разные ответы

ПАРАЛЛЕЛИ
Москва--Казань: эхо истории
Со времени штурма Казани войсками Ивана Грозного прошло уже 450 лет, но споры вокруг исторических оценок этого события так и не утихают

РЕПЛИКА
Народный мститель
Неизлечимая болезнь Бориса Олигарховича


ТЕМА НОМЕРА: ЭНЕРГЕТИКА

Государственная отрасль
Многие из предлагаемых рецептов реформирования ТЭКа вызывают сомнения в своей обоснованности и эффективности

Энергия хаоса
Реформа электроэнергетики лишена созидательного потенциала

Государство и миноритарии
Заметки идеалиста

Как поучаствовать в приватизации электроэнергетики
Заметки прагматика

РАО ЕЭС: Добро пожаловать, или Посторонним вход запрещен
О чем свидетельствует официальная отчетность энергохолдинга

"Реформа -- это не виртуальная игра"
Предостерегает председатель Федеральной энергетической комиссии РФ Георгий Кутовой

"Газовая ОПЕК": красивая идея или неизбежность?
Мировым поставщикам газа пора консолидировать усилия


ХОЗЯЙСТВО

НАША МАРКА
Как поставить неплательщиков "на счетчик"
Продукция нижегородского завода им. Фрунзе обеспечит платежную дисциплину потребителей

БЕЗОПАСНОСТЬ БИЗНЕСА
Находка для шпиона
Как действуют современные ловцы коммерческих секретов. Статья вторая

ОТРАСЛИ
Тяжелая на подъем легкая промышленность
Несмотря на сложности, у отрасли есть реальные перспективы для развития

ОПЫТ
Россия под стук колес
Строительство железных дорог для нашей страны сродни собиранию русских земель московскими князьями

РЕГИОНАЛЬНАЯ БИЗНЕС--ХРОНИКА
Губернские новости
ОРГАНИЗОВАННЫЙ РУКОВОДИТЕЛЬ
Постановка задач и планирование рабочего времени
Теперь мы попробуем разобраться в том, как распланировать день, неделю и месяц, чтобы работа стала эффективнее

ДЕЛОВАЯ КУХНЯ
Учет запасов, или "Новый крестовый поход"
IAS: искусство иллюзии. Статья четвертая

НАЛОГИ
Cмена лица
Регистрация предпринимателей: "час X" приближается

ТАМОЖНЯ
Очередная трубная война
Правительство России приняло решение о порядке введения специальных пошлин на импорт труб с Украины

АНАЛИЗ ТЕНДЕНЦИЙ РОССИЙСКИХ РЫНКОВ
Инфляция в обмен на нефтедоллары
АНАЛИЗ ТЕНДЕНЦИЙ МИРОВЫХ РЫНКОВ
Бедные инвесторы

ЧЕЛОВЕК

ЛИЧНОСТЬ
Предприниматель должен быть пассионарием
Без Божьей помощи не научишься делать добрые дела, считает известный бизнесмен и благотворитель Сергей Рудов

ДИАСПОРА
Окно в Европу
Русские предприниматели в Нидерландах ждут визита президента России

ТРАДИЦИИ
Топ-менеджер из "Мертвых душ"
Потомок древних афинян Дмитрий Бенардаки стал первым русским миллионером

ОБЩЕСТВО
Гаишники Ее Величества
Нужно ли нашей Госавтоинспекции копировать европейские порядки. Репортаж из Великобритании

КИНО
Мнение меньшинства
Новый фильм Спилберга как манифест внутренней оппозиции

КУЛЬТУРА
Чудо подвига
Художнику Константину Васильеву исполнилось бы 60 лет

РОССИЯ В ФОТОГРАФИЯХ
Мышкин
МЕСЯЦЕСЛОВ
Календарь: ноябрь

 
При перепечатке и цитировании материалов - ссылка на "РП" обязательна   © "РП" 2001 - 2005
webmaster

Сайт РПМонитор
РПМонитор - ежедневный аналитический интернет-журнал